Protocollo informatico
Il servizio di protocollo informatico ed i flussi documentali
Cos’è il protocollo?
E’ un servizio obbligatorio negli enti pubblici.
Ha il compito di trattare in maniera opportuna e sotto il duplice profilo giuridico e gestionale tutte le scritture o documenti in entrata ed in
uscita dall’organizzazione, ed eventualmente anche documenti di rilievo esclusivamente interno
Il servizio deve numerare, classificare ed archiviare tutti i documenti prodotti dall’ente, in modo da consentirne la corretta lavorazione, il
rapido recupero delle informazioni associate e la conservazione.
Ogni documento viene assegnato ad una determinata categoria, classe e fascicolo sulla base del titolario di classificazione, che garantisce
l’organizzazione fisica e logica dell’archivio corrente.
Valore giuridico e gestionale
Valore giuridico probatorio: la registrazione di protocollo certifica che un determinato documento è autentico, cioè è possibile attribuirgli una provenienza certa ed una data certa
Tutte le informazioni di registrazione di protocollo e la segnatura sul documento devono essere create in un’unica sessione e deve essere garantita la non modificabilità delle informazioni
Valore gestionale: le attività di classificazione e fascicolazione consentono di inserire il documento nel
contesto del procedimento e quindi in relazione con tutti i documenti in qualche modo correlati
La vecchia normativa
Prima della riforma (DPR 428/98 DPR 445/2000) il protocollo era normato da due testi fondamentali:
PA centrale: dal Regio Decreto n.35 del 25 gennaio 1900
“Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali”
Enti locali: dalla Circolare del Ministero degli Interni n. 17100/2 del 1 marzo 1897 “Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli uffici comunali”
Riferimenti normativi
D.P.R. 428/1998
- Requisiti del sistema di protocollo informatico :
- Garantire la sicurezza e l’integrità dei dati
- Fornire servizi di certificazione
- Fornire servizi di catalogazione (titolario di classificazione)
- Consentire un rapido recupero delle informazioni
- Entro 31.12.2003 realizzazione del sistema automatizzato per la gestione del protocollo informatico
- Individuazione delle AOO
- Ruolo del responsabile del servizio di protocollo informatico
Protocollo informatizzato o protocollo informatico ?
DPR 445/2000
prima
Utilizzo del software per la registrazione e la ricerca dei documenti cartacei
dopo
Nuovo servizio che si avvale di sistemi software per la gestione dei documenti informatici
Riferimenti Normativi
DPCM 14/10/2003
Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento dei procedimenti amministrativi
- Progettazione e/o revisione dei sistemi informativi per l’avviamento del Protocollo informatico dal 1 gennaio 2004
- Pianificare le attività per realizzare un sistema di base protocolloarchiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo
- Definizione di adempimenti per le P.A.
- Centro di competenza per il “Progetto Protocollo informatico e trasparenza amministrativa” (e-mail: cc@protocollo.gov.it)
Codice della P.A. digitale
Finalità del codice: Informazione digitale
- La formazione del documento informatico e la firma digitale
- Fascicoli informatici dei procedimenti
- Trasmissione
- Disponibilità dell’informazione digitale per cittadini/imprese
Codice della P.A. digitale
Gli strumenti
- Protocollo informatico
- La posta elettronica certificata (art.6, 48)
- La firma digitale (art.24)
- Siti internet delle P.A. (art.53, 54)
- CIE – CNS (art.64, 66)