CST Rieti

Portale ALI – CST del Reatino

Protocollo informatico

Il servizio di protocollo informatico ed i flussi documentali

Cos’è il protocollo?

E’ un servizio obbligatorio negli enti pubblici.
Ha il compito di trattare in maniera opportuna e sotto il duplice profilo giuridico e gestionale tutte le scritture o documenti in entrata ed in
uscita dall’organizzazione, ed eventualmente anche documenti di rilievo esclusivamente interno
Il servizio deve numerare, classificare ed archiviare tutti i documenti prodotti dall’ente, in modo da consentirne la corretta lavorazione, il
rapido recupero delle informazioni associate e la conservazione.
Ogni documento viene assegnato ad una determinata categoria, classe e fascicolo sulla base del titolario di classificazione, che garantisce
l’organizzazione fisica e logica dell’archivio corrente.

Valore giuridico e gestionale

Valore giuridico probatorio: la registrazione di protocollo certifica che un determinato documento è autentico, cioè è possibile attribuirgli una provenienza certa ed una data certa
Tutte le informazioni di registrazione di protocollo e la segnatura sul documento devono essere create in un’unica sessione e deve essere garantita la non modificabilità delle informazioni
Valore gestionale: le attività di classificazione e fascicolazione consentono di inserire il documento nel
contesto del procedimento e quindi in relazione con tutti i documenti in qualche modo correlati

La vecchia normativa

Prima della riforma (DPR 428/98 DPR 445/2000) il protocollo era normato da due testi fondamentali:
PA centrale: dal Regio Decreto n.35 del 25 gennaio 1900
“Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali”
Enti locali: dalla Circolare del Ministero degli Interni n. 17100/2 del 1 marzo 1897 “Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli uffici comunali”

Riferimenti normativi

D.P.R. 428/1998

  1. Requisiti del sistema di protocollo informatico :
    • Garantire la sicurezza e l’integrità dei dati
    • Fornire servizi di certificazione
    • Fornire servizi di catalogazione (titolario di classificazione)
    • Consentire un rapido recupero delle informazioni
  2. Entro 31.12.2003 realizzazione del sistema automatizzato per la gestione del protocollo informatico
  3. Individuazione delle AOO
  4. Ruolo del responsabile del servizio di protocollo informatico

Protocollo informatizzato o protocollo informatico ?

DPR 445/2000
prima
Utilizzo del software per la registrazione e la ricerca dei documenti cartacei
dopo
Nuovo servizio che si avvale di sistemi software per la gestione dei documenti informatici

Riferimenti Normativi

DPCM 14/10/2003

Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento dei procedimenti amministrativi

  1. Progettazione e/o revisione dei sistemi informativi per l’avviamento del Protocollo informatico dal 1 gennaio 2004
  2. Pianificare le attività per realizzare un sistema di base protocolloarchiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo
  3. Definizione di adempimenti per le P.A.
  4. Centro di competenza per il “Progetto Protocollo informatico e trasparenza amministrativa” (e-mail: cc@protocollo.gov.it)

Codice della P.A. digitale

Finalità del codice: Informazione digitale

  • La formazione del documento informatico e la firma digitale
  • Fascicoli informatici dei procedimenti
  • Trasmissione
  • Disponibilità dell’informazione digitale per cittadini/imprese

Codice della P.A. digitale

Gli strumenti

  • Protocollo informatico
  • La posta elettronica certificata (art.6, 48)
  • La firma digitale (art.24)
  • Siti internet delle P.A. (art.53, 54)
  • CIE – CNS (art.64, 66)
  1. S.I.T

  2. Servizi comuni

  3. Calendario

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